Es ist schon seltsam: Die meisten Büros verfügen über ausgedehnte Regalsysteme und Aktenordner, eigentlich alle Computer über Festplatten und Dateiordner. Und trotzdem verschwinden Unterlagen, stapeln sich Papiere und machen Datei-„Explorer“ ihrem Namen alle Ehre und laden zur munteren Erforschung des Datendschungels ein.

Der Grund? Aktenschränke werden zwar genutzt, aber lieblos vollgestopft. Dateien werden undurchsichtig benannt oder falsch abgespeichert. Ordnungssysteme werden – je nach Aufräumstimmung – immer wieder umgeworfen. Oder man sammelt gleich überflüssige Dinge, wie Schätzungen nahelegen, denen zufolge etwa 80 Prozent des gelagerten Materials nie wieder hervorgeholt werden.

Das Ergebnis? Papierstapel und Unordnung, Bürochaos und Datenwust sowie Gefühle von Hilflosigkeit und Unfähigkeit, seine Arbeit in den Griff zu bekommen.

Die Abhilfe? Legen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem zu, das Sie einmal systematisch einrichten und dann konsequent anwenden. So verlieren Sie keine wichtigen Unterlagen, behalten den Überblick, sparen wertvolle Zeit und machen sich das Arbeitsleben etwas leichter.

Ablagemöglichkeiten

Ablagemöglichkeiten gibt es genug. Da wären zum Beispiel:

• Schubladen und Kartons: Vielleicht nicht besonders effektiv, weil alles wild durcheinandergeraten kann. Aber sicher besser als nichts. Eine erste Grobsortierung können Sie vornehmen, wenn Sie zum Beispiel mit verschiedenen Kartons für Rechnungen, Bescheinigungen, Versicherungsunterlagen usw. arbeiten.

• Hängeregistraturen und Fächermappen: Sie sind eine praktische Fortsetzung des Schubladen-Gedankens. Auch hier können Sie lose Papiere und Notizen thematisch sortieren und den Hängeregistern oder Mappen entsprechend zuordnen. 
  
  Tipp: Wenn Sie sie in Punkte wie „nachzufragen“, „zu erledigen“ oder „abzuheften“ unterteilen, können Sie sie immer mit sich führen und als Zwischenschritt für eine weitere Bearbeitung nutzen. 

• Ordner, Ringbücher, Schnellhefter: Das ist die „auf Dauer“ angelegte Variante. Hier hat alles seinen festen Platz und kann nicht verrutschen, können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren und zuordnen, sind Sie flexibel genug, auch chronologisch fortzuführen und zu ergänzen. 
  
  Tipp: Nutzen Sie Einlagen, Haftnotizen („Post-its“) und Inhaltsverzeichnisse für eine in die Tiefe gehende Feinstruktur.

• Und dann gibt es natürlich die elektronischen Versionen wie Festplatten und Laufwerksverzeichnisse („Schubladen“), Post-, Adress- oder Kalendersoftware („Register“), Dateiverzeichnisse („Ordner“), Datenbanken und so weiter.

Planen

Wenn Sie sich ein Ablagesystem einrichten wollen, machen Sie sich am besten zuerst einen Plan. Überlegen Sie, welche Ziele Sie haben und warum Sie welche Unterlagen an welchem Ort aus welchem Grund für wie lange ablegen wollen. Je genauer Sie vor Augen haben, wohin die Reise gehen soll, desto gezielter können Sie vorgehen, Ihr Material zuordnen und sich späteres Umsortieren sparen. 

Machen Sie sich auch Gedanken darüber, welche Arten von Ablagemöglichkeiten Ihnen und dem jeweiligen Einsatzzweck am besten entsprechen. Checklisten für den schnellen Zugriff während der Arbeit könnten Sie zum Beispiel in einer Hängemappe in Ihrem Rollcontainer oder als Datei mit Verknüpfung auf Ihrem Desktop unterbringen. Dauerhafte, nur selten benötigte Unterlagen sind besser in einem festen Aktenordner oder – um der Papierflut vorzubeugen – in einem entsprechenden Dateiordner aufgehoben.

Sortieren

Sie haben Ihren Plan? Gut. Dann können Sie jetzt sortieren. 

Aber bevor Sie damit anfangen, kommt hier noch ein Tipp: Heben Sie nur das auf, was wichtig für Sie ist. Und sammeln Sie nur das, was Sie in Zukunft wahrscheinlich noch einmal brauchen werden beziehungsweise was Sie sich nicht jederzeit wieder besorgen können. 

Glauben Sie mir, das ist ein ganz heißer Tipp, um Ihren Papierstapel möglichst klein und Ihre Ablage dünn zu halten. Nicht nur verführen diverse Software-Programme dank ausgefeilter Suchmöglichkeiten dazu, überflüssige Informationen zu speichern. Wenn Sie sich noch einmal die Zahlen vom Anfang dieses Textes ansehen, dass 80 Prozent des abgelegten Materials nie wieder hervorgeholt werden, dann wissen Sie, warum. :-)

Wenn Sie sortieren, tun Sie das also am besten mit diesem Gedanken im Kopf und der Hand über der Löschtaste oder dem Papierkorb. 

Was Rotstift und Löschvorgang überlebt, wird nach formalen oder inhaltlichen Kriterien zusammengefasst. 

Tipp: Ordnen Sie nach Möglichkeit alles eindeutig zu und vermeiden Sie Doppelungen. Nutzen Sie zur Not – wenn sich zum Beispiel mehrere Mitarbeiter eine Aufgabe teilen – lieber gemeinsame Ablagesysteme. 

Kriterien setzen

Die Kriterien sind das Herzstück Ihrer Ablage und ergeben sich aus Ihrem Ablageplan und Ihren Ablagezielen. Weisen Sie, je nachdem, welche Zwecke Sie mit Ihrem Ordnungssystem verfolgen und welche Vorgehensweise Sie wählen, Ihre Daten und Papiere entsprechend zu.

Ein Beispiel: Sie möchten sich ein kleines Archiv mit speziellen Fachartikeln aufbauen, die Sie nicht so schnell aus Internet, Intranet usw. (wieder) besorgen können. Dann könnten Sie Ihre Artikel beispielsweise nach

• Kategorien (verschiedene Themen)
• chronologisch (einzelne Jahrgänge)
• lokal (unterschiedliche Erscheinungsorte)
• alphabetisch (Themen von A – Z sortiert)
• oder numerisch (Seitenumfang) ordnen.

Sie könnten auch zum Beispiel Ihre Kundendaten alphabetisch, lokal, nach gekauftem Produkt, nach erfolgter Kontaktart und dergleichen mehr ordnen.

Oder Sie könnten Ihre Ablage nicht nur nach Themen und Projekten sortieren, sondern auch nach Kriterien wie „erledigt oder noch zu erledigen“, „sofort oder nächste Woche zu erledigen“, „zu beantworten oder nachzufassen“.

Wichtig ist, dass Sie sich Zusammenhänge überlegen, nach denen Sie Ihre Unterlagen und Informationen zuordnen und gruppieren wollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Papier- oder Dateiform bevorzugen. Das Prinzip bleibt dasselbe.

Tipp: Achten Sie darauf, nicht zu sehr in die Breite zu gehen. Das heißt, geben Sie nicht zu viele Kriterien und Ordnungsmöglichkeiten vor. Beschränken Sie sich besser auf einige wenige und arbeiten Sie sich mit Unterkategorien detailliert in die Tiefe. Umso übersichtlicher wird Ihr System sein und umso weniger müssen Sie suchen.

Beschriften

Hand in Hand mit Ihrem Ordnungssystem geht auch die Benennung desselben. Beschriften Sie Ihre Daten so, dass der Inhalt sich leicht erschließen lässt und Sie alles möglichst einfach wiederfinden. Bei einer Rechnung kann es also sinnvoll sein, Anliegen („Rechnung“), Rechnungsnummer/Datum und Aussteller oder Empfänger der Rechnung anzugeben.

Stellen Sie sich als Härtetest dazu ruhig einen Fremden vor, der eine bestimmte Unterlage aus Ihrer Ablage holen soll. Würde er sich zurechtfinden? Würde er die Logik Ihres Systems aus dessen Benennung ableiten können? Würde er die Rechnung für Kunde X aus dem Jahr Y mit zwei, drei Handgriffen (Mausklicks) aus der Datenfülle fischen können, ohne die Suchfunktion einschalten zu müssen?

Beschriften Sie Ihre Unterlagen unmittelbar, nachdem Sie sie erstellt haben. So müssen Sie hinterher nicht lange überlegen oder suchen. Halten Sie Datum beziehungsweise Zeitraum ebenfalls fest und, wenn Sie Dokumente ausdrucken, unter Umständen auch Dateiname und Pfadangabe. So können Sie später wertvolle Suchzeit sparen.

Tipp: Wenn Sie Zahlen vor Ihre Ordnernamen schreiben, können Sie eine Hierarchie erzeugen und Prioritäten setzen. Wenn Sie Ihre Ordner nach einheitlichen Kriterien benennen, können Sie diese leichter zusammenfassen und in die Tiefe gehen.

Ein Beispiel wäre etwa der (Datei-)Ordner „Rechnungen“ mit den Unterordnern „2006_Rechnungen“ und „2007_Rechnungen“ oder der Ordner „Kunde“ mit den Unterordnern „Kunde_Website“ und „Kunde_Schulung“ beziehungsweise „Kunde_A-C“ und „Kunde_D-F“. Je nachdem, wonach Sie sortieren und zuordnen wollen.

Extra-Tipp: Wenn Sie eher der visuelle Typ sind und lieber mit Bildern arbeiten, könnten Sie auch versuchen, Ihre Ordnungsstruktur mit passenden Icons und Symbolen wiederzugeben. Da sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt – solange Sie und eventuell auch andere sich noch zurechtfinden. :-)

Umsetzen

Doch egal, ob mit Zahlen oder Icons: Legen Sie sich am besten auf ein System fest und halten Sie sich daran. Denn nur so bleibt die Ordnung in Ihrem Ordnungssystem.

• Legen Sie nur das ab, was wirklich wichtig ist,
• fassen Sie Gleichartiges nach logischen Kriterien zusammen,
• vermeiden Sie Doppelungen und löschen Sie Kopien,
• halten Sie Ihre Ordnungsstruktur flach und
• gehen Sie mit Unterordnern in die Tiefe,
• beschriften Sie alles nachvollziehbar,
• sortieren Sie neue Unterlagen regelmäßig ein und
• nehmen Sie nicht mehr benötigte wieder heraus,
• speichern Sie alles sorgfältig ab und
• heben Sie es griffbereit auf.

Dann dürfte eigentlich nichts mehr schiefgehen, müssten sich Informationen wiederfinden und Bürochaos vermeiden lassen. In diesem Sinne: Immer ordentlich ablegen. :-)